認識「存證信函」的基本概念 文 / 黃育杉

存證信函的使用,最主要的目的在於為法律行為「保存證據」。因為大多數的法律行為不以作成書面為必要,要有效證明一個「意思表示」的法律行為,以存證信函的方式,是一個簡便的方法。

一個「意思表示」的法律行為,包括「不履行契約的催告」「不履行契約的解除」「終止契約」「物品的瑕疵通知」,以及其他「保障權益的聲明」等等,功用在於『證據的備存』。

存證信函應對誰寄發?如果意思表示應發生特定之法律效果者,應向法律行為的相對人(包括「保證人」)為之;相對人是未成年人者,並同時應向該未成年人之法定代理人寄發。

然而,在實務上有不針對相對人寄發存證信函者,例如「金錢討債」,有以存證信函向債務人以外之人通知的例子,例如向親屬寄發,目的是使親屬的心裡上產生「欠錢不還很丟臉」,進而代為清償或催促債務人履行義務,但此種存證信函,對親屬而言,並不生任何法律上的效果;另外,在金錢討債有向債務人工作場所之同事或上司寄發存證信函者,目的無非是要給債務人無形的壓力,促使其履行「欠錢還錢」的法律上義務。此種存證信函的作用,在於「旁敲側擊」,目的就不在於保存證據,而是一種討債手段而已,對收到信函的人,亦不生任何法律效果。再舉一例,勞工對僱主催告給付報酬或資遣費的通知,可同時副本寄給勞工機關備存;消費者寄給商人的通知,可同時副本寄給消費者保護機關或團體。

存證信函製作的份數,係依照所要通知的收件人數計算,加上寄件人自己保存一份、郵局存證一份,若收件人一人,則共三份;收件人二人(正本收件一人、副本收件一人),則共四份,依此類推。

存證信函應蓋寄件人印章,法人應蓋大小章。一式若有二頁以上,每一頁間之「騎縫」均應蓋章(應與寄件人所蓋印章相同)

存證信函之費用,第一頁50元、第二頁起每頁25元;若為二頁,存證費75元;三頁100元,依此類推;郵寄前,應先將存證信函一式多份交郵局櫃台登記存證號碼後,裝入信封以雙掛號郵寄(每一收件人一個信封各別郵寄);雙掛號之回執卡,是證明收件人收執的有利證據,應妥為保存。

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