存證信函的使用，最主要的目的在於為法律行為「保存證據」。因為大多數的法律行為不以作成書面為必要，要有效證明一個「意思表示」的法律行為，以存證信函的方式，是一個簡便的方法。
一個「意思表示」的法律行為，包括「不履行契約的催告」「不履行契約的解除」「終止契約」「物品的瑕疵通知」，以及其他「保障權益的聲明」等等，功用在於『證據的備存』。
存證信函應對誰寄發？如果意思表示應發生特定之法律效果者，應向法律行為的相對人（包括「保證人」）為之；相對人是未成年人者，並同時應向該未成年人之法定代理人寄發。
然而，在實務上有不針對相對人寄發存證信函者，例如「金錢討債」，有以存證信函向債務人以外之人通知的例子，例如向親屬寄發，目的是使親屬的心裡上產生「欠錢不還很丟臉」，進而代為清償或催促債務人履行義務，但此種存證信函，對親屬而言，並不生任何法律上的效果；另外，在金錢討債有向債務人工作場所之同事或上司寄發存證信函者，目的無非是要給債務人無形的壓力，促使其履行「欠錢還錢」的法律上義務。此種存證信函的作用，在於「旁敲側擊」，目的就不在於保存證據，而是一種討債手段而已，對收到信函的人，亦不生任何法律效果。再舉一例，勞工對僱主催告給付報酬或資遣費的通知，可同時副本寄給勞工機關備存；消費者寄給商人的通知，可同時副本寄給消費者保護機關或團體。
存證信函製作的份數，係依照所要通知的收件人數計算，加上寄件人自己保存一份、郵局存證一份，若收件人一人，則共三份；收件人二人（正本收件一人、副本收件一人），則共四份，依此類推。
存證信函應蓋寄件人印章，法人應蓋大小章。一式若有二頁以上，每一頁間之「騎縫」均應蓋章（應與寄件人所蓋印章相同）
存證信函之費用，第一頁50元、第二頁起每頁25元；若為二頁，存證費75元；三頁100元，依此類推；郵寄前，應先將存證信函一式多份交郵局櫃台登記存證號碼後，裝入信封以雙掛號郵寄（每一收件人一個信封各別郵寄）；雙掛號之回執卡，是證明收件人收執的有利證據，應妥為保存。
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